社会人になるとビジネス文書を書くことが多くなり、正しく書けることが要求されます。文書の目的は正確に必要な用件を相手に伝えることです。正確にわかりやすい表現で、必要な要旨のみを短い文章にしたり、箇条書きで書くようにするとよいでしょう。
社内文書
社内文書は形式にとらわれることなく、早く正確に必要な用件を伝えることが大切です。社外文書とは異なり敬語などは省略して簡潔に書きます。不特定者に宛てる文書は“である体”を用い、特定者に宛てるものは“です・ます体”を用います。
稟議書・報告書・連絡文書・企画書・計画書・休暇届出書などです。
社外文書
社外文書は、用件を関係者に伝達するだけでなく“会社を代表して作成する”という心構えが必要です。スタイルとしては“前付け”“本文”“付記”の3つの部分から成り立っています。
見積書・注文書・請求書・契約書・案内状・紹介状・通知状などがあります。
電子メールの注意点
メールは「送信者」「送信日時」「宛先」「CC」「BCC」「件名」「添付（ファイル）」「本文」「署名」等から構成されています。
相手を不愉快にさせたり、差別的な表現、また違法となる内容・行為は絶対に行ってはいけません。特に社外向けのメールでは記載ミスや送信先の間違いがないよう細心の注意が必要です。
また、手軽だからといって、何でもメールで済ますというのは間違いです。メールの数か増えればそれだけ相手に時間的な負担をかけます。また、クレーム対応や重要な内容は、電話や直接会って話をする方が良い場合が多いです。
要点は簡潔に書く
本文は簡潔に重要な用件や結論から書き、長文は避けます。「拝啓・敬具」は省略します。受信したら返事を出します。
受信したら返事を出す
返答に時間がかかる場合でも「受け取りました」といった簡単な返事は先に出しておきます。
個人情報の取り扱いには細心の注意を払う
万一、お客様の個人情報を他者へ送信する場合等は必ずお客様の了解を得ます。社内の個人情報も同様です。
出典：『ビジネスマナー』(有)関西レディースコーポレーション刊
